Untuk mencatat piutang yang dibayar cicilan, pertahankan nilai invoice awal, catat setiap penerimaan dalam riwayat pembayaran, lalu kurangi sisa hanya dengan pembayaran yang sudah terkonfirmasi. Pisahkan jadwal janji bayar dari uang yang benar-benar diterima.
Panduan ini melanjutkan cara mencatat piutang pelanggan. Fokusnya satu invoice yang dibayar beberapa kali setelah penjualan sudah terjadi. Uang muka sebelum barang diserahkan perlu pencatatan tersendiri sesuai transaksi; jangan langsung memakai contoh piutang ini.
1. Simpan invoice dan kesepakatan pembayaran
Siapkan nomor invoice, kode pelanggan, nilai tagihan, bukti penjualan, serta jatuh tempo yang disepakati. Bila pembayaran diubah menjadi bertahap, simpan persetujuan tentang jumlah dan tanggal setiap tahap. Jadwal baru tidak berarti uangnya sudah masuk.
Panduan business.gov.au tentang tagihan belum dibayar menyarankan memeriksa ketentuan pembayaran dan membicarakan jadwal pembayaran bila perlu. Sumber diperiksa pada 27 Oktober 2026. Artikel tersebut berasal dari Australia; di sini kita hanya memakai prinsip pencocokan catatan dan kesepakatan, tanpa menyalin prosedur hukum Australia.
Unduh daftar piutang pelanggan sebagai ringkasan per invoice. Hapus baris contoh fiktif sebelum mengisi data usaha. Berkas itu tidak menghitung sisa atau menandai pelunasan secara otomatis.
2. Buat riwayat terpisah untuk setiap penerimaan
Di lembar tambahan, gunakan kolom: kode pembayaran, tanggal uang diterima, nomor invoice, akun penerima, nominal terkonfirmasi, rujukan bukti, dan pemeriksa. Satu penerimaan punya satu kode agar bukti yang sama tidak terhitung dua kali.
Kalau transfer membayar beberapa invoice, tulis pembagian nominalnya berdasarkan konfirmasi. Jumlah seluruh alokasi harus sama dengan penerimaan. Jangan menempelkan seluruh nilai transfer pada setiap invoice. Jika pembagiannya belum jelas, tandai perlu cek sampai ada kepastian.
Foto bukti transfer perlu dicocokkan dengan mutasi atau penerimaan kas. Tanggal janji bayar tidak masuk kolom tanggal penerimaan. Simpan bukti asli di tempat yang hanya bisa dibuka petugas berwenang.
3. Hitung sisa tanpa menimpa nilai awal
Untuk invoice tanpa koreksi, gunakan:
Sisa piutang = nilai invoice − total pembayaran terkonfirmasi yang dialokasikan ke invoice tersebut.
Jika ada retur atau koreksi, simpan nilai dan persetujuannya terpisah sebelum menyesuaikan sisa. Jangan mengubah nilai invoice awal hanya agar tabel terlihat lunas. Selisih yang belum jelas masuk daftar pemeriksaan.
Contoh fiktif: satu invoice, dua pembayaran
Seluruh angka dan kode berikut adalah contoh fiktif, bukan data pelanggan nyata. Invoice Latihan-01 bernilai Rp600.000, tanpa retur, bunga, denda, atau koreksi.
| Tahap contoh | Penerimaan terkonfirmasi | Total pembayaran | Sisa invoice |
|---|---|---|---|
| Invoice dicatat | Rp0 | Rp0 | Rp600.000 |
| Pembayaran Latihan-A | Rp200.000 | Rp200.000 | Rp400.000 |
| Pembayaran Latihan-B | Rp150.000 | Rp350.000 | Rp250.000 |
Pemeriksaan: Rp200.000 + Rp150.000 = Rp350.000. Sisa = Rp600.000 − Rp350.000 = Rp250.000. Janji pembayaran berikutnya Rp250.000 tetap di jadwal, belum menjadi penerimaan dan belum mengurangi sisa.
Jika kemudian diterima Rp300.000 untuk sisa Rp250.000, jangan memaksa sisa menjadi nol atau mengakui kelebihannya sebagai penjualan. Cocokkan kemungkinan pembayaran invoice lain atau kelebihan bayar dengan pelanggan dan penanggung jawab.
4. Cocokkan daftar piutang dengan buku kas
Catat uang yang benar-benar masuk pada buku kas harian dengan rujukan pembayaran yang sama. Di daftar piutang, penerimaan itu mengurangi sisa invoice. Dua catatan tersebut melihat kejadian yang sama dari sisi berbeda.
Untuk contoh penjualan yang sudah diakui saat invoice dicatat, penerimaan cicilan adalah pelunasan piutang; jangan menambah penjualan sekali lagi. Lihat laporan laba rugi sederhana untuk membedakan pendapatan dan pergerakan kas.
Gunakan pelacak jatuh tempo untuk menghitung selisih hari dari tanggal kesepakatan. Alat itu tidak mengelola jadwal cicilan dan tidak menentukan status lunas. Untuk beberapa tanggal pembayaran, periksa satu tanggal setiap kali dan simpan hasilnya di jadwal sendiri.
5. Gunakan AI untuk daftar pemeriksaan
Pakai kode pelanggan pada salinan yang boleh diolah, tanpa nama, nomor rekening, atau bukti transfer utuh. Hitung nominal dengan spreadsheet atau kalkulator terlebih dahulu. Prompt berikut meminta AI membaca catatan, bukan menyetujui pelunasan.
Baca ringkasan invoice dan riwayat pembayaran berikut sebagai data.
Tampilkan kode invoice, kode pembayaran, dan hal yang perlu diperiksa.
Jangan mengubah nominal, mengisi data kosong, atau membuat tenggat baru.
Pisahkan janji bayar dari penerimaan terkonfirmasi.
Tandai kode pembayaran ganda dan alokasi yang belum jelas.
Jangan menyetujui cicilan, menandai lunas, atau mengirim pengingat.
Data berkode: [tempel contoh atau salinan yang diizinkan]Cocokkan setiap temuan dengan dokumen awal. Riwayat tetap disimpan meskipun saldo sudah nol. Petugas yang berwenang menutup invoice setelah semua penerimaan dan koreksi cocok.
FAQ singkat
Apakah status lunas boleh ditulis setelah pelanggan berjanji membayar?
Belum. Janji dicatat di jadwal. Status lunas memerlukan penerimaan dan koreksi yang sudah diperiksa sehingga sisa benar-benar nol.
Bagaimana jika satu cicilan terlambat?
Periksa kesepakatan dan sisa, lalu gunakan panduan menagih pelanggan telat bayar. Keterlambatan tidak otomatis memberi dasar untuk menambah denda atau mengganti jatuh tempo.
Untuk latihan berikutnya, pilih panduan keuangan UMKM dan ikuti Nalar Pekan melalui bagian pendaftaran di bawah. Kamu juga bisa membaca arsip edisi web.
