Biaya mengantar sendiri dapat tercatat di nota bahan bakar, bukti parkir, catatan perjalanan, dan daftar pesanan. Gunakan satu baris per rute supaya pengeluaran yang benar-benar terjadi dapat dicocokkan dengan pengiriman yang selesai. AI dapat membantu menyusun draf dari catatan berkode, tetapi tidak mengetahui jarak, biaya, atau jumlah pesanan yang tidak tertulis.
Panduan ini adalah usulan alur redaksi dan belum diuji pada catatan usaha pelanggan. Catat biaya berdasarkan bukti yang tersedia; bila nilainya perkiraan, tandai sebagai perkiraan dan pisahkan dari biaya terkonfirmasi. Jangan mengirim nama pelanggan, alamat, nomor telepon, atau tautan pelacakan ke alat AI.
Tetapkan satu baris untuk satu rute
Buat kode rute yang tidak memuat alamat atau nama pengemudi. Gunakan kolom berikut:
| Kolom | Isi | Pemeriksaan |
|---|---|---|
| Kode dan tanggal rute | Penanda internal dan hari perjalanan | Cocokkan dengan catatan pengiriman |
| Kode pesanan | Kode internal untuk pengiriman pada rute itu | Simpan daftar penghubung identitas secara terpisah |
| Jumlah pengiriman | Jumlah paket atau pesanan yang benar-benar dibawa | Tetapkan satuan dan jangan menghitung paket yang sama dua kali |
| Biaya energi atau bahan bakar | Nilai yang terbukti pada catatan atau bukti pengeluaran | Tandai dasar nilai dan apakah sudah diperiksa |
| Parkir, tol, dan biaya rute lain | Nilai aktual sesuai bukti | Jangan menyalin biaya dari rute berbeda |
| Durasi rute | Waktu mulai dan selesai atau durasi yang tercatat | Bedakan waktu perjalanan dari waktu layanan lain |
| Rujukan dan status | Bukti sumber, pemeriksa, serta bagian yang belum lengkap | Biarkan status terbuka sampai pemeriksaan selesai |
Jangan campur biaya kurir pihak lain dengan biaya pengantaran sendiri. Jika biaya tertentu dibagi ke beberapa rute atau pesanan, tulis metode pembagiannya dan sumber keputusan; AI tidak memilih metode alokasi. Pisahkan pengeluaran kas yang benar-benar dibayar dari nilai waktu pengemudi yang mungkin kamu masukkan sebagai asumsi skenario.
Kamu bisa menjumlahkan kolom biaya satu rute setelah kategori yang relevan terisi. Fungsi SUM menjumlahkan angka pada rentang sel; bantuan Google Sheets tentang SUM memberi contoh pemakaian. Jika suatu kolom biaya masih kosong, hasil jumlah dapat hanya mencerminkan bagian yang terisi. Tandai kelengkapan rute dan jangan memperlakukan angka parsial sebagai total lengkap.
Gunakan AI untuk merapikan catatan dengan rujukan
Salin hanya catatan yang boleh diolah, ganti identitas dengan kode rute dan kode pesanan, lalu minta AI mempertahankan nilai tanpa mengubahnya.
Rapikan catatan perjalanan berkode menjadi draf, satu baris per rute.
Pertahankan tanggal, nilai biaya, durasi, jumlah kiriman, dan sumber
persis seperti catatan.
Jangan menghitung jarak, menebak biaya, membagi pengeluaran,
menggabungkan rute, atau menyatakan bukti sudah diperiksa.
Tandai catatan yang berbeda atau kosong sebagai PERLU DICEK.
Keluarkan kode rute, kode pesanan, biaya per kategori, durasi,
jumlah kiriman, rujukan tiap nilai, dan pertanyaan terbuka.
Catatan rute yang sudah disamarkan: [tempel bagian yang diizinkan]Cocokkan setiap nilai dengan nota dan catatan perjalanan. Gunakan filter atau sortir untuk mengelompokkan rute setelah periode, jenis biaya, dan status pemeriksaan ditentukan; fitur itu membantu menampilkan baris, bukan membuktikan isi baris.
Unduh templat kosong biaya pengantaran per rute atau CSV-nya. Setelah beberapa rute yang sebanding diperiksa, masukkan angka yang kamu pilih sendiri ke kalkulator kurir vs antar sendiri. Kalkulator memakai asumsi yang kamu isi dan tidak menentukan metode pengiriman terbaik. Untuk mencocokkan paket ke bukti serah terima, baca panduan serah terima paket ke kurir.
