Bandingkan penawaran pemasok dengan AI dan Google Sheets

Dua penawaran bisa menyebut barang atau pekerjaan serupa dengan satuan, isi paket, masa berlaku, atau biaya tambahan yang berbeda. Menyalin total harga ke satu kolom saja belum membuat keduanya sebanding.

Panduan ini menyiapkan satu lembar kerja untuk merapikan fakta penawaran. Google Sheets menghitung biaya per satuan yang dapat dibandingkan ketika inputnya lengkap. AI boleh membantu merangkum perbedaan dari ringkasan yang sudah disamarkan; orang yang bertanggung jawab memeriksa dokumen dan memilih pemasok. Ini usulan alur redaksi, belum diuji untuk menurunkan biaya atau mempercepat pembelian.

Tetapkan kebutuhan sebelum membaca harga

Tuliskan barang atau pekerjaan yang diminta, ukuran atau ruang lingkup, satuan, jumlah yang benar-benar bisa dipakai, tujuan pengiriman bila relevan, dan kapan kebutuhan harus tersedia. Catat toleransi yang dapat diterima serta syarat yang tidak boleh berubah. Simpan versi spesifikasi agar tiap penawaran merujuk permintaan yang sama.

Minta setiap pemasok menjelaskan isi penawaran dengan cukup rinci untuk diperiksa: tanggal dan masa berlaku, jumlah dan satuan, biaya yang tercakup, biaya tambahan, ketersediaan atau jadwal, syarat pembayaran, serta pengecualian. Jangan menafsirkan kolom kosong sebagai “tidak ada biaya” atau “pasti tersedia”. Tanyakan langsung kepada pemasok ketika jawabannya belum tertulis.

Penilaian juga tidak berhenti pada angka. Panduan Business Queensland tentang pemasok menyarankan mempertimbangkan antara lain kualitas, harga, ketepatan pasokan, syarat, dan kebutuhan usaha. Gunakan sumber ini sebagai daftar pertanyaan umum; sumber Australia tersebut bukan aturan pengadaan Indonesia.

Susun tabel pembanding di Sheets

Buat satu baris untuk satu penawaran terhadap satu kebutuhan yang sudah ditetapkan. Gunakan kode pemasok, bukan nama, pada lembar kerja yang akan dipakai bersama tim.

Di H2, masukkan rumus berikut dan salin ke baris penawaran lain:

=IF(AND(ISNUMBER(D2),D2>0,ISNUMBER(E2),E2>=0,ISNUMBER(F2),F2>=0),(E2+F2)/D2,"PERIKSA")

Rumus membagi total harga dan biaya tambahan yang dikonfirmasi dengan jumlah layak pakai. Pastikan nilai F tidak menghitung biaya yang sudah masuk ke E. Rumus hanya menghasilkan angka pembanding; ia tidak membuktikan bahwa spesifikasi, kualitas, mata uang, atau syarat kedua penawaran sama. Cocokkan kolom G sebelum membandingkan angka di H. Jangan mengubah mata uang atau membagi biaya bersama tanpa dasar pembagian yang tercatat. Jika satu penawaran tidak menyebut biaya tambahan, biarkan statusnya belum diketahui sampai dikonfirmasi; jangan menggantinya dengan nol.

ISNUMBER memeriksa apakah input berupa angka, AND memastikan semua syarat terpenuhi, dan IF menampilkan PERIKSA jika syarat tidak terpenuhi. Setelan lokal Sheets mungkin meminta titik koma sebagai pemisah argumen. Jika ada komponen atau jumlah yang tidak bisa dinilai dengan rumus ini, hentikan perbandingan otomatis dan minta pemeriksaan orang yang memahami kebutuhan tersebut.

Minta AI menandai perbedaan, bukan memilih pemasok

Jangan mengunggah dokumen mentah jika isinya memuat kontak pribadi, rekening, harga rahasia, atau syarat yang tidak boleh dibagikan. Samarkan identitas, buang bagian yang tidak diperlukan, dan gunakan alat AI yang sudah disetujui untuk data tersebut. Prompt tidak menggantikan pemeriksaan aturan akses atau kebijakan tim.

Bantu menyusun draf perbandingan dari ringkasan penawaran yang sudah disamarkan.
Gunakan kode penawaran dan fakta yang saya berikan saja.
Jangan menambah harga, jumlah, mata uang, biaya kirim, waktu, kualitas,
stok, garansi, atau syarat yang belum tertulis.
Jangan menghitung ulang, memilih pemasok, membuat pesanan, atau menghubungi siapa pun.

Kebutuhan dan versi spesifikasi: [isi]
Penawaran A, fakta dan rujukan dokumen: [isi]
Penawaran B, fakta dan rujukan dokumen: [isi]

Keluarkan:
1. Fakta setiap penawaran beserta rujukan yang saya berikan.
2. Perbedaan satuan, ruang lingkup, atau syarat yang membuatnya belum sebanding.
3. Informasi yang tidak tercantum; jangan mengubahnya menjadi angka nol.
4. Pertanyaan yang harus dikonfirmasi penanggung jawab kepada pemasok.

Tinjau setiap baris keluaran AI terhadap dokumen asli. Profil AI generatif NIST membahas keluaran keliru dan risiko privasi; prompt saja tidak menjamin ekstraksi yang benar atau menjaga data rahasia.

Contoh latihan tanpa harga atau pemasok nyata

Contoh ini sepenuhnya fiktif dan tidak memuat harga. PENAWARAN-A menyebut satuan barang, sementara biaya kirimnya belum tercantum. PENAWARAN-B menyebut total paket, tetapi satuan yang diterima belum jelas. Masukkan “belum tercantum” pada catatan, jangan menebak angka atau menyalin placeholder ke sel rumus. Kedua baris belum siap dibandingkan sampai penanggung jawab mendapat konfirmasi yang diperlukan.

Catat keputusan dan batasnya

Pemeriksa mencocokkan setiap baris dengan dokumen, memastikan spesifikasi dan biaya yang dibandingkan memang sepadan, lalu menilai jadwal, mutu, syarat, serta kebutuhan operasional. Pemilik keputusan mencatat alasan pilihan, versi penawaran yang dipakai, dan hal yang masih harus dikonfirmasi sebelum memesan. AI tidak mengirim pertanyaan atau melakukan pembelian.

Simpan akses dokumen sesuai kebutuhan kerja, pisahkan berkas asli dari tabel ringkasan, dan catat perubahan sebagai versi baru agar keputusan lama dapat ditelusuri. Periksa lagi penawaran yang kedaluwarsa atau berubah; biaya per satuan dari dokumen lama tidak otomatis berlaku untuk pesanan berikutnya.

Sumber diperiksa pada 26 Oktober 2026. Sumber bisnis Australia mendukung daftar pertimbangan pemasok, bukan ketentuan hukum Indonesia. Untuk membahas alur kerja tim, ceritakan kebutuhan melalui layanan Neracia.

Bacaan terkait

• Rekap stok barang dari foto nota — Cocokkan barang yang benar-benar diterima dengan bukti sebelum memperbarui catatan persediaan.
• Bikin SOP usaha dengan AI — Tetapkan siapa yang meminta, memeriksa, dan menyetujui perbandingan penawaran.